Mẫu hợp đồng thuê xe tự lái là thứ nhiều chủ xe cần ngay khi chuẩn bị chốt đơn, nhưng thực tế không chỉ có mẫu là đủ. Nếu hợp đồng ghi thiếu thông tin, điều khoản chưa rõ hoặc lưu rải rác bằng giấy, ảnh chụp, Excel, việc tra lại khi khách hỏi, xe quá hạn hay phát sinh công nợ sẽ khá mất thời gian.

Bài viết này giúp bạn nắm các thông tin cần có trong hợp đồng, những điều khoản dễ gây tranh chấp và cách lưu trữ để tra cứu nhanh theo khách, theo xe. Phần sau cũng gợi ý quy trình tạo, cập nhật, theo dõi hợp đồng trên phần mềm quản lý cho thuê xe.

Mẫu hợp đồng thuê xe tự lái cần có những thông tin gì?

Khi lập mẫu hợp đồng thuê xe tự lái, chủ xe nên rà soát đủ các nhóm thông tin cơ bản trước khi bàn giao xe. Việc ghi rõ ngay từ đầu giúp hai bên dễ đối chiếu khi phát sinh thay đổi, đồng thời hỗ trợ quản lý hợp đồng thuê xe gọn hơn về sau.

  • Thông tin bên cho thuê, bên thuê và người trực tiếp nhận xe.
  • Thông tin xe, thời gian thuê, địa điểm giao nhận.
  • Giá thuê, các khoản thu, khoản phải trả và công nợ liên quan.
  • Tình trạng xe khi giao nhận và trách nhiệm trong thời gian thuê.

Thông tin bên cho thuê, bên thuê và người nhận xe

Phần này cần thể hiện rõ tên, số điện thoại, địa chỉ và giấy tờ định danh của bên thuê theo thỏa thuận thực tế. Nếu người ký hợp đồng và người nhận xe không phải cùng một người, chủ xe nên ghi riêng thông tin người nhận xe để tiện đối chiếu.

Với đơn vị cho thuê, nên ghi đầy đủ thông tin cửa hàng hoặc cá nhân cho thuê. Đây là nền tảng quan trọng để lưu trữ hợp đồng thuê xe và tra cứu lại theo khách hàng khi cần.

Thông tin xe, thời gian thuê và địa điểm giao nhận

Một mẫu hợp đồng cho thuê xe ô tô tự lái nên có biển số xe, loại xe hoặc tên xe, thời điểm bắt đầu thuê và thời điểm dự kiến trả xe. Địa điểm giao xe, nhận xe cũng nên ghi rõ để tránh hiểu nhầm trong quá trình bàn giao.

Giá thuê, khoản thu, khoản phải trả và công nợ liên quan

Chủ xe nên thể hiện rõ giá thuê, các khoản đã thu, khoản còn phải thu và những khoản phải trả nếu có theo thỏa thuận. Việc tách bạch các khoản này giúp theo dõi công nợ dễ hơn, nhất là khi khách thuê nhiều lần hoặc thuê nhiều xe.

Tình trạng xe khi giao nhận và trách nhiệm trong thời gian thuê

Trước khi giao xe, hai bên nên ghi nhận tình trạng xe tại thời điểm bàn giao. Nội dung này giúp hợp đồng thuê xe tự lái rõ ràng hơn, hạn chế tranh cãi khi xe được trả lại.

Chủ xe rà soát hợp đồng thuê xe tự lái trước khi bàn giao

Hợp đồng càng rõ thông tin, chủ xe càng dễ đối chiếu khi cần tra cứu lại.

Các điều khoản trong hợp đồng thuê xe tự lái dễ phát sinh tranh chấp

Khi dùng mẫu hợp đồng thuê xe tự lái, chủ xe nên rà lại các điều khoản dễ gây hiểu nhầm trước khi giao xe. Nội dung dưới đây chỉ là các điểm thường cần viết rõ để hai bên thống nhất cách hiểu, không thay thế tư vấn pháp lý hay một mẫu cam kết cố định cho mọi trường hợp.

  • Thời gian trả xe và cách xử lý khi xe quá hạn: Hợp đồng nên ghi rõ giờ nhận xe, giờ trả xe, địa điểm bàn giao và cách tính thời gian nếu khách trả muộn. Với xe tự lái, chỉ cần lệch vài giờ cũng có thể ảnh hưởng đến hợp đồng tiếp theo, vì vậy cách xử lý khi quá hạn nên được trao đổi trước và thể hiện rõ trong hợp đồng thuê xe tự lái.
  • Chi phí phát sinh trong quá trình thuê xe: Chủ xe nên tách bạch tiền thuê xe với các khoản có thể phát sinh trong quá trình sử dụng. Ví dụ, các khoản liên quan đến thời gian thuê thêm, chi phí phát sinh theo thỏa thuận hoặc các khoản cần đối soát sau chuyến nên được ghi theo cách dễ hiểu, tránh để khách nghĩ đã bao gồm tất cả.
  • Trách nhiệm khi xe có hư hỏng hoặc vấn đề lúc bàn giao lại: Phần này nên mô tả cách hai bên kiểm tra tình trạng xe khi nhận và khi trả. Nếu có vấn đề phát sinh, hợp đồng nên nêu nguyên tắc ghi nhận, trao đổi và xác định trách nhiệm theo thực tế bàn giao, tránh kết luận vội khi chưa đối chiếu thông tin.
  • Quy định hủy, đổi lịch hoặc thay đổi thông tin thuê: Trường hợp khách đổi ngày, đổi xe, đổi người nhận xe hoặc hủy chuyến là tình huống khá thường gặp. Chủ xe nên quy định rõ thời điểm cần báo trước và cách xử lý các thay đổi này để việc quản lý hợp đồng thuê xe không bị rối.

Nếu đang xây dựng mẫu hợp đồng cho thuê xe ô tô tự lái, bạn có thể tham khảo thêm các bài hướng dẫn khác về kinh doanh cho thuê xe để hoàn thiện quy trình vận hành phù hợp với đơn vị của mình.

Cách lưu trữ hợp đồng để tra cứu nhanh theo khách và theo xe

  1. Đặt mã hoặc tên hợp đồng thống nhất ngay từ đầu

    Khi hợp đồng thuê xe tự lái được ghi rời rạc trong sổ tay hoặc nhiều file Excel, chủ xe rất dễ mất thời gian tìm lại hợp đồng cũ. Nên đặt một quy tắc mã hợp đồng cố định, ví dụ gồm ngày thuê, biển số xe và tên khách để nhìn vào là nhận ra ngay.

    Cách đặt tên thống nhất cũng giúp nhân viên nhập liệu giống nhau, hạn chế tình trạng cùng một khách nhưng mỗi lần lưu một kiểu. Khi cần kiểm tra lại mẫu hợp đồng cho thuê xe ô tô tự lái đã dùng trước đó, việc lọc và đối chiếu sẽ nhẹ hơn nhiều.

  2. Tách thông tin theo khách hàng, xe và trạng thái hợp đồng

    Không nên chỉ lưu hợp đồng theo ngày, vì khi khách thuê nhiều lần hoặc một xe chạy nhiều hợp đồng, dữ liệu sẽ rất khó lần lại. Mỗi hợp đồng nên gắn rõ với khách hàng, xe và trạng thái xử lý để tra cứu theo nhiều hướng.

    Nếu đang cân nhắc chuyển từ Excel sang phần mềm quản lý cho thuê xe tự lái, chủ xe có thể tham khảo thêm bảng giá G-Car để tính chi phí vận hành phù hợp.

  3. Theo dõi hợp đồng chờ xe chạy, đang chạy và quá hạn

    Với xe tự lái, điều chủ xe cần biết nhanh là xe nào sắp giao, xe nào đang chạy và hợp đồng nào đã quá hạn. Phân nhóm hợp đồng theo trạng thái giúp giảm việc phải gọi hỏi nhân viên hoặc lật lại từng trang sổ.

    Cách này đặc biệt hữu ích vào cuối tuần, dịp cao điểm hoặc khi một xe được nhiều khách hỏi thuê liên tiếp. Chủ xe chỉ cần nhìn trạng thái hợp đồng để nắm tình hình vận hành hiện tại.

  4. Đối chiếu hợp đồng với khoản phải thu, phải trả

    Một khách thuê nhiều lần có thể phát sinh tiền cọc, tiền thuê còn lại hoặc các khoản cần đối soát với đối tác. Nếu chỉ ghi chú rời rạc, việc quản lý hợp đồng thuê xe và công nợ rất dễ lệch.

    Nên gắn mỗi hợp đồng với công nợ phải thu, phải trả liên quan để khi khách hỏi lại, chủ xe có căn cứ đối chiếu nhanh. Đây là nền tảng quan trọng để lưu trữ hợp đồng thuê xe gọn hơn và giảm nhầm lẫn trong thu chi hằng ngày.

Quy trình tạo, cập nhật và theo dõi hợp đồng trên phần mềm

Khi số lượng xe và hợp đồng thuê xe tự lái tăng lên, việc ghi sổ hoặc lưu file rời dễ làm chủ xe mất thời gian tra cứu. Một quy trình rõ ràng trên phần mềm giúp theo dõi từ lúc khách hỏi thuê đến khi hợp đồng đang chạy hoặc quá hạn.

Từ yêu cầu đặt xe: đang xử lý, hủy hoặc tạo hợp đồng

  1. Tiếp nhận yêu cầu đặt xe của khách: chủ xe ghi nhận thông tin yêu cầu thuê xe trên phần mềm, thay vì để rải rác qua tin nhắn, sổ tay hoặc file Excel.
  2. Cập nhật trạng thái đang xử lý: với các yêu cầu còn cần trao đổi thêm, trạng thái này giúp chủ xe biết đơn nào chưa chốt để tiếp tục theo dõi.
  3. Hủy yêu cầu khi không phát sinh thuê: nếu khách đổi ý hoặc không phù hợp điều kiện thuê, yêu cầu có thể được chuyển sang trạng thái hủy để tránh nhầm với đơn còn hiệu lực.
  4. Tạo hợp đồng khi khách chốt xe: khi thông tin đã rõ, chủ xe chuyển yêu cầu thành hợp đồng thuê xe để bắt đầu quản lý hợp đồng thuê xe theo quy trình.

Theo dõi hợp đồng: chờ xe chạy, đang chạy, quá hạn

  1. Chờ xe chạy: áp dụng cho hợp đồng đã tạo nhưng xe chưa bắt đầu chuyến thuê, giúp chủ xe nắm các hợp đồng sắp phát sinh.
  2. Đang chạy: khi xe đã giao cho khách, hợp đồng được theo dõi ở trạng thái đang chạy để tiện kiểm tra theo xe và theo khách.
  3. Quá hạn: các hợp đồng vượt thời gian dự kiến được tách riêng, giúp chủ xe dễ rà soát và xử lý tiếp theo.

Liên kết thông tin xe, khách hàng, đối tác khi cần quản lý

  1. Gắn hợp đồng với xe và khách hàng: việc này giúp lưu trữ hợp đồng thuê xe có trật tự, khi cần có thể tra cứu lại theo từng xe hoặc từng khách.
  2. Ghi nhận đối tác nếu có: với các đơn phát sinh qua đối tác, thông tin liên quan được quản lý cùng hợp đồng để dễ đối chiếu về sau.

Ghi nhận công nợ phải thu, phải trả và đối soát

  1. Theo dõi công nợ phải thu: chủ xe có thể quản lý các khoản cần thu từ khách theo từng hợp đồng.
  2. Theo dõi công nợ phải trả: nếu hợp đồng liên quan đến đối tác, khoản phải trả cũng cần được ghi nhận để tránh sót.
  3. Đối soát định kỳ: khi dữ liệu hợp đồng, khách hàng, xe và công nợ được đặt chung trong một hệ thống, việc kiểm tra lại doanh thu và các khoản thu chi sẽ gọn hơn.

Nhân viên và khách kiểm tra xe khi bàn giao xe tự lái

Theo dõi hợp đồng theo trạng thái giúp chủ xe nắm được xe nào chờ chạy, đang chạy hoặc quá hạn.

G-Car hỗ trợ chủ xe quản lý hợp đồng thuê xe tự lái thế nào?

Với chủ đơn vị cho thuê xe, hợp đồng không chỉ là giấy tờ chốt thuê mà còn liên quan đến xe, khách, công nợ và doanh thu. G-Car là phần mềm quản lý dành cho đơn vị cho thuê xe ô tô tự lái, du lịch, sân bay, dùng trên web ở mọi thiết bị và có app Android, không phải dịch vụ cho thuê xe hay nền tảng đặt xe.

  • Quản lý yêu cầu đặt xe và tạo hợp đồng khi khách chốt thuê: Chủ xe có thể theo dõi yêu cầu đặt xe của khách theo trạng thái đang xử lý, hủy hoặc tạo hợp đồng. Cách làm này giúp quá trình từ lúc khách hỏi xe đến khi lập hợp đồng thuê xe tự lái được ghi nhận rõ ràng hơn so với ghi chú rời rạc.
  • Theo dõi hợp đồng theo trạng thái vận hành: G-Car hỗ trợ quản lý hợp đồng thuê xe theo các trạng thái chờ xe chạy, đang chạy và quá hạn. Khi cần xem các hợp đồng đang phát sinh, chủ xe có thể theo dõi tập trung trên phần mềm thay vì rà lại nhiều file Excel hoặc sổ tay.
  • Quản lý xe, khách hàng, đối tác, cửa hàng và nhân viên phân quyền: Bên cạnh hợp đồng, G-Car có các phần quản lý xe, khách hàng, đối tác, cửa hàng, nhân viên và phân quyền. Nhờ đó, thông tin phục vụ mẫu hợp đồng cho thuê xe ô tô tự lái được đặt trong cùng hệ thống quản lý, dễ kiểm soát hơn khi có nhiều người cùng tham gia vận hành.
  • Theo dõi công nợ, sổ quỹ thu chi và báo cáo: Sau khi hợp đồng phát sinh, chủ xe có thể quản lý công nợ phải thu, phải trả và đối soát; đồng thời theo dõi sổ quỹ thu chi. Phần báo cáo hỗ trợ xem doanh thu, tiền thu/chi trong ngày và lợi nhuận theo tuần/tháng. Bạn có thể xem thêm tính năng quản lý cho thuê xe của G-Car để cân nhắc cách áp dụng vào quy trình hiện tại.

Chủ xe có thể đăng ký dùng thử miễn phí tại hoặc đăng nhập tại quanlythuexe.vn nếu đã có tài khoản. Cần hỗ trợ thêm, bạn có thể liên hệ hotline Mrs. Hoài 098.1855.854.

Câu hỏi thường gặp

Có nên dùng một mẫu hợp đồng thuê xe tự lái cố định cho mọi khách không?

Chủ xe nên có một mẫu hợp đồng thuê xe tự lái chuẩn để tránh thiếu thông tin quan trọng, nhưng không nên dùng máy móc cho mọi trường hợp. Tùy loại xe, thời gian thuê, khách cá nhân hay đối tác, bạn nên rà lại điều khoản, chi phí, trách nhiệm và tình trạng bàn giao trước khi ký.

Dùng sổ tay hoặc Excel để quản lý hợp đồng thuê xe có bất tiện gì?

Sổ tay dễ thất lạc, còn Excel thường bất tiện khi nhiều nhân viên cùng theo dõi hợp đồng, xe, khách hàng và công nợ. Khi cần tra lại xe đang chạy, hợp đồng quá hạn hoặc khoản phải thu, chủ xe có thể mất thời gian dò nhiều file, nhiều dòng ghi chú khác nhau.

G-Car có phải là dịch vụ cho thuê xe hoặc nền tảng đặt xe không?

Không. G-Car là phần mềm quản lý dành cho chủ đơn vị cho thuê xe ô tô, gồm xe tự lái, du lịch và sân bay. G-Car không phải dịch vụ cho thuê xe, không phải nền tảng đặt xe và không phải dịch vụ xe có tài xế cho khách thuê trực tiếp.

Đăng ký dùng thử G-Car ở đâu và giá gia hạn sau dùng thử như thế nào?

Chủ xe có thể đăng ký dùng thử miễn phí tại quanlythuexe.vn/User/SignUp và đăng nhập tại quanlythuexe.vn. Sau thời gian dùng thử, G-Car gia hạn trả trước, không có gói tháng: 1 năm 3.000.000 đ; 2 năm 6.000.000 đ tặng 6 tháng; 3 năm 9.000.000 đ tặng 12 tháng.

Kết luận

Một mẫu hợp đồng rõ ràng giúp chủ xe thống nhất thông tin thuê xe, hạn chế thiếu sót khi bàn giao và dễ đối chiếu khi phát sinh vấn đề. Tuy nhiên, khi số lượng xe, khách hàng và hợp đồng tăng lên, việc quản lý bằng giấy hoặc file rời rạc sẽ dễ làm mất thời gian tra cứu.

Nếu bạn đang tìm mẫu hợp đồng thuê xe tự lái và muốn quản lý hợp đồng, xe, khách hàng, công nợ gọn hơn, hãy dùng thử G-Car để theo dõi vận hành trên web và app Android. Bạn có thể xem thêm bảng giá G-Car trước khi lựa chọn gói gia hạn phù hợp.